Van afgeronde offertes tot facturen – zo werkt ExusTrans-facturatie
De ExusTrans-facturatieworkflow is ontworpen om handmatige fouten te elimineren, geschillen te voorkomen en duidelijke financiële documentatie te bieden voor alle afgeronde transportdiensten.
Overzicht van de ExusTrans-facturatieworkflow
Elke factuur op ExusTrans wordt gegenereerd op basis van geverifieerde platformgegevens. Zo worden uitsluitend afgeronde en bevestigde transportopdrachten in de facturatie opgenomen.
- 🚛 Transportopdracht is afgerond
- 💬 Offerte is bevestigd in de chat
- 📁 Offerte wordt opgeslagen als Done Offer
- 🧑💼 Beheerder controleert de facturatieperiode
- 🧾 Factuur wordt gegenereerd
- 📄 PDF wordt uitgegeven en opgeslagen
Stap 1: Transportoffertes worden in de chat afgerond
Na afronding van een levering bevestigen beide partijen de voltooiing in het ExusTrans-chatsysteem. Deze bevestiging vormt het officiële einde van de transportdienst.
- 📱 Bevestiging gebeurt in de chat
- 📦 Leveringsstatus wordt geverifieerd
- 💬 Definitieve prijs en kosten worden bevestigd
- 🔒 Dossier wordt vergrendeld voor facturatie
Alleen offertes die door beide partijen volledig zijn bevestigd, kunnen doorgaan naar de facturatiefase.
Stap 2: Afgeronde offertes worden opgeslagen als Done Offers
Na bevestiging wordt elk afgerond transport in het systeem opgeslagen als een Done Offer. Dit dossier wordt de officiële financiële referentie voor facturatie.
- 📌 Locatie: Mijn profiel → Done Offers
- 🧾 Definitief overeengekomen prijs
- 🛣️ Goedgekeurde tol- en extra kosten
- 📍 Route- en leveringsdetails
- 🕒 Tijdstempel van afronding
Done Offers kunnen na bevestiging niet meer worden gewijzigd. Dit garandeert de integriteit van de facturatie en voorkomt wijzigingen met terugwerkende kracht.
Stap 3: Validatie en voorbereiding voor facturatie
Vóór factuurgeneratie valideert het systeem automatisch alle Done Offers om consistentie van de gegevens te waarborgen.
- 🔍 Verificatie van de afrondingsstatus
- 📄 Validatie van prijzen en kosten
- 🏢 Controle van bedrijfsgegevens
- 💶 Btw- en landverificatie
- ⚠️ Detectie van ontbrekende informatie
Offertes die de validatie niet doorstaan, worden tijdelijk uitgesloten tot ze zijn gecorrigeerd.
Stap 4: Beheer genereert facturen twee keer per maand
Facturen op ExusTrans worden door beheerders gegenereerd volgens vaste facturatiecycli. Dit garandeert voorspelbare boekhoudperiodes.
- 📅 Periode 1: 1e – 14e van de maand
- 📅 Periode 2: 15e – einde van de maand
- 📊 Alleen gevalideerde Done Offers inbegrepen
- 🧠 Automatische groepering per klant en vervoerder
Dit gecentraliseerde generatieproces zorgt voor consistentie en naleving van regelgeving.
Stap 5: Automatische commissieberekening
ExusTrans past een standaard platformcommissie toe op de diensten van vervoerders. Deze commissie wordt automatisch en transparant berekend.
- 🧮 Standaardtarief: 20%
- 📌 Toegepast op de netto transportprijs
- ✅ Opgenomen in de factuur aan de klant
- 📄 Zichtbaar op facturatiedocumenten
Dit systeem voorkomt foutieve prijszetting en zorgt ervoor dat vervoerders offertes altijd correct berekenen.
Stap 6: Btw- en belastingregels worden automatisch toegepast
Tijdens het aanmaken van de factuur bepaalt het systeem de correcte btw-behandeling op basis van de vestigingsplaats en registratiedata van het bedrijf.
- 🇧🇪 Belgische btw (21%) wanneer van toepassing
- 🇪🇺 EU-verleggingsregeling
- 🌍 Buiten de EU: buiten toepassingsgebied
- 📑 Wettelijke verwijzingen toegevoegd
Dit proces zorgt ervoor dat facturen voldoen aan Belgische en Europese regelgeving.
Stap 7: PDF-facturen worden gegenereerd
Na berekening en validatie genereert ExusTrans automatisch juridisch conforme PDF-facturen.
- 🧾 Uniek factuurnummer
- 🏢 Bedrijfsidentificatie
- 💶 Prijsspecificatie
- 📑 Btw-vermeldingen
- 📆 Factuurdatum en periode
Deze PDF-documenten zijn geschikt voor boekhouding, audits en financiële rapportering.
Stap 8: Facturen openen en downloaden
Alle gegenereerde facturen worden veilig opgeslagen in gebruikersaccounts en blijven op elk moment toegankelijk.
- 👤 Locatie: Mijn profiel → Facturen
- ⬇️ PDF-download met één klik
- 📊 Volgen van factuurstatus
- 📁 Historisch archief
Gebruikers wordt aangeraden facturen te downloaden en te archiveren voor hun eigen boekhouding.
Voordelen van het ExusTrans-facturatiesysteem
De geautomatiseerde facturatieworkflow biedt belangrijke voordelen voor zowel klanten als vervoerders.
- ✅ Minder administratieve werklast
- ✅ Transparante prijszetting
- ✅ Lager risico op geschillen
- ✅ Auditklare documentatie
- ✅ Voorspelbare facturatiecycli
❓ Veelgestelde vragen (FAQ)
Wanneer wordt een offerte een Done Offer?
Een offerte wordt een Done Offer nadat het transport is afgerond en beide partijen de levering in de chat bevestigen.
Waar kan ik mijn Done Offers bekijken?
Je vindt alle afgeronde opdrachten in Mijn profiel → Done Offers.
Kan ik een Done Offer na bevestiging bewerken?
Nee. Done Offers worden na bevestiging vergrendeld om een transparante en betrouwbare facturatie te garanderen.
Hoe vaak worden facturen gegenereerd?
Facturen worden twee keer per maand gegenereerd: van de 1e tot de 14e en van de 15e tot het einde van de maand.
Wie genereert de facturen?
Facturen worden gegenereerd door ExusTrans-beheerders op basis van geverifieerde Done Offer-gegevens.
Worden alle afgeronde offertes opgenomen in de volgende factuur?
Ja. Alle gevalideerde Done Offers binnen de facturatieperiode worden opgenomen in de volgende factuur.
Hoe wordt de 20% commissie toegepast?
De commissie wordt automatisch berekend op de netto prijs van de vervoerder en opgenomen in de definitieve factuur.
Wanneer wordt btw berekend?
Btw wordt automatisch berekend tijdens het genereren van de factuur op basis van de vestigingsplaats van het bedrijf en de btw-registratiegegevens.
Wanneer wordt de PDF-factuur aangemaakt?
PDF-facturen worden direct gegenereerd nadat de facturatiecyclus is afgerond en goedgekeurd.
Waar kan ik mijn facturen downloaden?
Alle facturen zijn beschikbaar in Mijn profiel → Facturen en kunnen op elk moment worden gedownload.
Wat gebeurt er als mijn Done Offer onjuiste informatie bevat?
Neem onmiddellijk contact op met de ExusTrans-support. Correcties kunnen alleen worden doorgevoerd vóór factuurgeneratie.
Waarom ontbreekt mijn Done Offer op de factuur?
Een Done Offer kan worden uitgesloten als het onvolledig is, in beoordeling staat of verplichte gegevens ontbreken.
Kan ik facturen vaker ontvangen?
Nee. Facturen worden uitgegeven volgens vaste facturatiecycli om een consistente boekhouding te waarborgen.
Hoe lang worden facturen op ExusTrans bewaard?
Facturen worden veilig opgeslagen in je account en blijven beschikbaar overeenkomstig de wettelijke bewaartermijnen.
Moet ik zelf kopieën van mijn facturen bewaren?
Ja. Gebruikers zijn verantwoordelijk voor het downloaden en archiveren van facturen voor hun eigen boekhouding en fiscale administratie.
Conclusie
Van bevestiging in de chat tot de uiteindelijke PDF-levering beheert ExusTrans de volledige facturatieworkflow op een gestructureerde en transparante manier. Door Done Offers te gebruiken als единige bron van waarheid, automatische commissie- en btw-regels toe te passen en conforme documenten te genereren, zorgt het platform voor betrouwbare facturatie voor alle gebruikers.
eXus Dev