Betalingsvoorwaarden, geschillen en facturatieregels op ExusTrans

Overzicht van financiële regels op ExusTrans

ExusTrans functioneert als een digitale logistieke marktplaats en biedt veilige tools voor facturatie en betalingen. Alle financiële transacties vallen onder transparante regels die zowel klanten als vervoerders beschermen.

• 💳 Veilige betalingsverwerking
• 📄 Gestandaardiseerde facturatie
• ⚖️ Wettelijke naleving
• 🔒 Fraudepreventie
• 📊 Transparante rapportering

Betalingsvoorwaarden

Betalingsvoorwaarden bepalen wanneer en hoe facturen door gebruikers moeten worden betaald.

• 📅 Goedgekeurde klanten: 30 dagen netto
• 💳 Standaardklanten: onmiddellijke betaling
• 🧾 Betalingsvoorwaarden worden op elke factuur vermeld
• ⚠️ Laattijdige betalingen worden automatisch opgevolgd

Het niet naleven van de betalingsvoorwaarden kan leiden tot accountbeperkingen.

Laattijdige betalingen en accountbeperkingen

Facturen die niet binnen de overeengekomen betalingstermijn worden betaald, worden als achterstallig beschouwd.

• ⏳ Automatische herinneringen bij achterstallige betaling
• 📧 Betalingsmeldingen
• 🔒 Tijdelijke accountbeperkingen
• 🚫 Schorsing bij herhaalde vertragingen
• ⚖️ Mogelijke juridische invordering

ExusTrans behoudt zich het recht voor om de toegang tot het platform te beperken totdat openstaande saldi zijn voldaan.

Factuurgeschillen en beoordelingsproces

Gebruikers die van mening zijn dat een factuur onjuiste informatie bevat, kunnen een geschil indienen voor beoordeling.

• 📅 Geschillen moeten binnen 14 dagen worden ingediend
• 📄 Ondersteunende documenten zijn vereist
• 🧠 Beoordeling door het facturatieteam
• 📑 Platformregistraties worden nagekeken
• ✏️ Correcties worden doorgevoerd wanneer gerechtvaardigd

Facturen die niet binnen de toegestane termijn worden betwist, worden als aanvaard beschouwd.

Correcties, aanpassingen en creditnota’s

Wanneer facturatiefouten worden bevestigd, kan ExusTrans correcties of creditnota’s uitgeven.

• 📝 Factuurcorrecties
• 📉 Creditnota’s
• 📄 Herzien documenten
• 📆 Bijgewerkte betalingsschema’s

Alle correcties worden gedocumenteerd en gearchiveerd voor compliance-doeleinden.

Terugbetalingen en annuleringen

Terugbetalingen en facturatieaanpassingen kunnen van toepassing zijn bij annulering van een opdracht of uitzonderlijke omstandigheden.

• ❌ Annulering vóór afhaling: mogelijke terugbetaling
• 🚛 Mislukt transport: dossierbeoordeling
• 💶 Gedeeltelijke facturatie indien van toepassing
• 🧾 Creditnota in plaats van een terugbetaling in cash
• 🧠 Individuele beoordeling per dossier

Beslissingen over terugbetalingen zijn gebaseerd op platformregistraties, chatgeschiedenis en contractuele verplichtingen.

Mislukte leveringen en uitzonderlijke situaties

In zeldzame gevallen kunnen transportdiensten worden onderbroken door technische, logistieke of externe factoren.

• 🌧️ Overmacht
• 🚧 Grensvertragingen
• ⚠️ Pechgevallen
• 📄 Documentatie vereist
• 🧠 Oplossing per dossier

ExusTrans beoordeelt elke situatie afzonderlijk om de facturatiegevolgen te bepalen.

Verantwoordelijkheden van gebruikers en wettelijke naleving

ExusTrans functioneert als een digitaal platform. Gebruikers blijven verantwoordelijk voor hun eigen juridische en financiële verplichtingen.

• 🧾 Btw-aangiften
• 📄 Boekhoudkundige administratie
• 📑 Douanedocumentatie
• 🏢 Bedrijfsvergunningen
• ⚖️ Naleving van regelgeving

ExusTrans treedt niet op als fiscaal adviseur, douaneagent of juridisch vertegenwoordiger.

Fraudepreventie en beveiligingscontroles

Het platform implementeert beveiligingsmechanismen om fraude en misbruik te voorkomen.

• 🔍 Transactiemonitoring
• 🔐 Identiteitsverificatie
• 🚫 Misbruikdetectie
• 📊 Risicoanalyse
• ⚠️ Accountonderzoeken

Verdachte activiteit kan leiden tot een tijdelijke of permanente schorsing van het account.

Bewaartermijnen van gegevens en financiële archivering

Facturen en financiële registraties worden bewaard overeenkomstig de Belgische en EU-wettelijke vereisten.

• 📁 Veilige digitale opslag
• 🔒 Toegang conform AVG
• 📅 Langetermijnarchivering
• 📊 Beschikbaarheid voor audits

Gebruikers worden aangemoedigd om hun eigen financiële archief bij te houden.

Beperking van platformaansprakelijkheid

ExusTrans biedt technische tools voor facturatie en betalingen, maar garandeert geen commerciële resultaten.

• ⚖️ Geen aansprakelijkheid voor bedrijfsverliezen
• 🚫 Geen verantwoordelijkheid voor wangedrag van gebruikers
• 📄 Geen garantie op invordering van betalingen
• 🧠 Platform als intermediair

Gebruikers blijven volledig verantwoordelijk voor de contractuele verplichtingen onderling.

Geschillenbeslechting en communicatie

ExusTrans stimuleert professionele en transparante communicatie tussen gebruikers.

• 💬 Berichtenfunctie van het platform
• 📧 Supporttickets
• 🧠 Ondersteuning bij bemiddeling
• 📄 Schriftelijke registraties

Alle communicatie met betrekking tot geschillen dient binnen het platform te blijven.

Voordelen van gestructureerde facturatieregels

Duidelijke betalings- en geschillenregels verbeteren de betrouwbaarheid van het platform en het vertrouwen van gebruikers.

• ✅ Minder conflicten
• ✅ Snellere betalingen
• ✅ Betere cashflow
• ✅ Juridische zekerheid
• ✅ Professionele samenwerking

❓ Veelgestelde vragen (FAQ)

Wanneer moet ik mijn factuur betalen?

De betaling moet gebeuren volgens de betalingstermijn die op de factuur staat. Goedgekeurde klanten hebben 30 dagen, terwijl standaardklanten onmiddellijk moeten betalen.

Wat gebeurt er als ik te laat betaal?

Laattijdige betalingen kunnen leiden tot herinneringen, tijdelijke accountbeperkingen of schorsing totdat openstaande saldi zijn voldaan.

Kan mijn account worden geschorst wegens onbetaalde facturen?

Ja. Herhaaldelijk te laat betalen of onbetaalde facturen kunnen leiden tot tijdelijke of permanente accountbeperkingen.

Hoe kan ik een factuur betwisten?

Factuurgeschillen moeten binnen 14 dagen via ExusTrans-support worden ingediend en moeten ondersteunende documentatie bevatten.

Wat gebeurt er als ik een factuur niet betwist?

Facturen die niet binnen de toegestane termijn worden betwist, worden als aanvaard beschouwd en moeten worden betaald.

Kunnen facturen na uitgifte worden gecorrigeerd?

Ja. Als een fout wordt bevestigd, kan ExusTrans een gecorrigeerde factuur of creditnota uitgeven.

Hoe worden terugbetalingen afgehandeld?

Terugbetalingen worden individueel beoordeeld en worden doorgaans verwerkt via creditnota’s in plaats van directe cashbetalingen.

Wat gebeurt er als een transport mislukt of wordt geannuleerd?

Mislukte of geannuleerde transporten worden per dossier beoordeeld. Facturatieaanpassingen kunnen van toepassing zijn, afhankelijk van de omstandigheden.

Garandeert ExusTrans dat ik betaald word?

Nee. ExusTrans biedt betalingstools, maar garandeert geen invordering van betalingen tussen gebruikers.

Wie is verantwoordelijk voor btw- en belastingrapportering?

Elk bedrijf is verantwoordelijk voor zijn eigen btw-aangiften, belastingaangiften en boekhoudkundige verplichtingen.

Biedt ExusTrans juridisch of financieel advies?

Nee. ExusTrans biedt technische facturatietools, maar vervangt geen professionele juridische, fiscale of boekhoudkundige adviseurs.

Hoe worden geschillen tussen klanten en vervoerders opgelost?

ExusTrans kan ondersteuning bij bemiddeling bieden, maar gebruikers blijven verantwoordelijk voor het oplossen van contractuele geschillen.

Zijn mijn betalingsgegevens veilig?

Ja. ExusTrans gebruikt versleutelde verbindingen en veilige betalingsproviders om financiële gegevens te beschermen.

Hoe lang worden facturen bewaard?

Facturen worden veilig bewaard overeenkomstig de Belgische en EU-wettelijke bewaartermijnen.

Kan ExusTrans de betalingsregels wijzigen?

Ja. Betalings- en facturatieregels kunnen worden bijgewerkt wanneer dit vereist is door wetgeving of platformbeleid. Gebruikers worden op de hoogte gebracht van belangrijke wijzigingen.

Conclusie

Door duidelijke betalingsvoorwaarden, geschillenprocedures en juridische verantwoordelijkheden vast te leggen, creëert ExusTrans een stabiele en betrouwbare omgeving voor logistieke samenwerking. Deze regels beschermen gebruikers, ondersteunen eerlijke handelspraktijken en waarborgen de duurzaamheid van het platform op lange termijn.